Segregowanie dokumentów to czynność konieczna po to, aby praca w biurze mogła być efektywna. Nie da się ukryć, że spora część osób, które z racji obowiązków służbowych muszą segregować dokumenty bardzo tej czynności nie lubi. Bardzo skutecznym sposobem na to, aby firmowe dokumenty segregować szybko, aby utrzymać w nich porządek jest wykorzystanie segregatorów.
Segregatory nie tylko ułatwiają utrzymanie porządku w dokumentach, ale także sprawiają, że znalezienie tego, który jest w danym momencie potrzebny zajmuje kilka chwil. Zaletą gromadzenia dokumentów w segregatorach jest także to, że w każdym z nich układ jest logiczny, nie ma potrzeby stosowania żadnych skomplikowanych procedur. Dodatkowym więc plusem używania segregatorów jest to, że nawet pracownicy zastępujący osoby na stałe zajmujące się firmową dokumentacją nie będą mieć problemów w tym, aby odszukać potrzebne dokumenty.
Segregatory to tylko jeden z elementów, które ułatwiają efektywne zarządzanie dokumentami. Do sprawnego zarządzania nimi niezbędne są także foldery i teczki. Archiwizowanie dokumentów ułatwią również takie akcesoria jak pudełka, etykiety i mazaki. Dodatkowo przydadzą się również klipsy. Jednak w dobrym przechowywania dokumentów zawsze pierwszoplanową rolę odgrywają i odgrywać będą segregatory.
Krok 1: opracuj strategię
Musimy na początek stworzyć sposób w jaki będziemy sobie radzić z dokumentami. W pierwszej kolejności niezbędne jest więc dokonanie audytu dokumentów- niektóre nadają się tylko do niszczarki, inne trafią do segregatora, a następnie do pudła,w którym będą przechowywane przez kilka lat. Audyt ułatwi nam zorientowanie się w tym, z jakimi rodzajami dokumentów mamy do czynienia. Ułatwi to nam wybranie sposobu w jaki warto je ułożyć. Po zakończeniu audytu będziemy też wiedzieć, ile segregatorów będzie nam potrzebnych. Może się okazać, że na pewne dokumenty wystarczy nam tylko jeden segregator, ale już na inne będziemy musieli kupić ich kilka.
Krok 2: posortuj dokumenty
Gdy ustalimy kategorie i przygotujemy segregatory, powinniśmy zająć się sortowaniem dokumentów. Układamy je w stosiki, a następnie po kolei wpinamy je do segregatorów, które wcześniej opisaliśmy. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, to sukcesywnie opisujemy następne segregatory. W przypadku, gdy natrafimy na dokument, którego nie da się przypisać do żadnej kategorii – odkładamy go na bok, zajmiemy się nim później.
Krok 3: porządkujemy
Dokumenty, które uporządkowaliśmy w segregatorach umieszczamy w miejscach, które są dla nich najbardziej odpowiednie. Te, które będą nam potrzebne niemal natychmiast ustawiamy w takim miejscu, aby były na wyciągnięcie ręki. Segregatory ustawiamy chronologicznie. Dokumenty, które przeznaczone są do archiwizacji wkładamy do pudła, a je z kolei do szafy. Praca przebiegnie nam bardzo sprawnie, gdy wszystko przygotowaliśmy sobie przecież wcześniej. Nie zapomnijmy o tym, aby wszystko bardzo mocno porozdzielać. Segregatory możemy ustawiać na przykład kolorami - oczywiście będą się one powtarzać.
Zobacz dostępne segregatory w ofercie sklepu alibiuro.pl
.
